У меня есть знакомый, владелец сети кофеен в Астане. Несколько лет он был уверен, что с дисциплиной у него всё нормально: жалоб нет, бариста сами договариваются о подменах. А потом случайно сравнил время первой пробитой кассы с заявленным временем открытия. Оказалось, что точки в среднем стартуют на тридцать-сорок минут позже расписания. Просто за все время, никто не задумывался и не обращал внимания. А внимания время открытия в 8 часов это час пик людей, бегущих на работу.

Вот с таких ситуаций, а по факту огромной упущенной прибыли в районе 20-30%, владельцы бизнесов и задумываются о установки посещаемости. Для кого-то это может казаться, чем то ненормальным. На практике это необходимый часть, так сказать стартер-пак адекватно бизнеса, чтобы знать, что происходит в собственной компании, короче это база.

О чём вообще речь

Учёт рабочего времени — это способ зафиксировать, сколько каждый сотрудник реально проработал. Когда пришёл, во сколько ушёл, сколько обедал, не пропал ли посреди дня. Дальше из этих данных собирается табель, по табелю считается зарплата, а руководитель получает картину действительных рабочих часов и дисциплины коллектива.

В крупных компаниях это автоматизировано давно. В небольших — обычно либо ведётся вручную, либо не ведётся вовсе, потому что, по их словам, чаще всего якобы «и так всё видно». Иногда правда видно. Чаще кажется, что видно, а по факту годовые недоработки и упущенные прибыли достигают до 30-40% в зависимости от бизнеса.

В целом вся сложность заключается в том, как фиксировать это время. Бумажный журнал, Excel-таблица, биометрический сканер, QR-код, GPS-трекер. Каждый способ решает ту же базовую задачу, просто с разной точностью, ценой и удобством. Большая часть этой статьи — про то, чем эти подходы отличаются и где у каждого подвох.

Зачем компании на самом деле этим занимаются

Если убрать корпоративные слова про «эффективность» и «прозрачность», обычно есть три-четыре стандартных причины для любого бизнеса.

Первая — банальная: посчитать зарплату. Если у людей сменный график или почасовая ставка, без учёта это превращается в гадание. Кто-то взял лишнюю смену, кто-то отпустил сотрудника пораньше, кто-то болел. К концу месяца HR полтора дня (а то и три) сидит над журналом, смотрит камеры, допрашивает сотрудников и считает.

Вторая — закрыть споры. Чем больше команда, тем чаще возникают ситуации «я не опаздывал», «я переработал, заплатите мне больше», «меня в среду вообще не было, потому что я был на объекте». Без точной фиксации это всегда вопрос доверия и памяти. Учёт превращает разговоры в цифры, и от этого выигрывают обе стороны: руководитель уверен в команде и спит со спокойной душой по утром, короче не подозревает, сотрудник не оправдывается.

Третья — увидеть систематику. Один опаздывает раз в неделю на десять минут. Другой ушёл на обед на полтора часа. По отдельности это мелочь, и руководитель, который не считает, никогда не заметит. На горизонте года из таких мелочей складываются заметные суммы — особенно если у вас тридцать-сорок человек. Были ли у наших клиентов истории, когда оказывалось, что сотрудник сотрудник в году, своими гуляниями и опозданиями месяц в году по факту не работает.

Четвёртая, менее очевидная — увидеть переработку. Учёт работает в обе стороны. Когда люди стабильно сидят дольше положенного, это тоже важно знать, чтобы ваши сотрудники не выгорали и получали соответственные бонусы за свою часть раоты. К вопросу о том, что нормальный учёт это не инструмент для штрафов, а инструмент для понимания и реализации рабочего времени.

Какие подходы существуют — от простого к сложному

Способов вести учёт довольно много, и единственно правильного среди них нет. Выбор зависит от размера компании, специфики работы и того, сколько вы готовы вложить — деньгами и временем.

Самый минимальный вариант это просто помнить. Если у вас три сотрудника и вы сидите с ними в одной комнате, формальный учёт можно вообще не вести. Это не шутка, для микрокоманд это нормальный подход: руководитель и так видит, кто во сколько пришёл. Минус ровно один: масштабироваться так нельзя. На пятом-седьмом сотруднике память перестаёт справляться. Ну, а если руководитель приходит в отдельное время или позднее сотрудников, для миникоманд мы подготовили отличный фремиум.

Самый распространённый способ в компаний Казахстана и СНГ — бумажный журнал на ресепшене. Сотрудник расписывается приходя и уходя. Просто, бесплатно, понятно. И при этом самый ненадёжный из всех существующих вариантов.

Проблема не в самой способе, а в том, что её ведёт человек, который дружит с другими людьми. Я слышал десятки историй о том, как ресепшен «забывает», иногда просто за конфету. Это звучит анекдотично, но в реальной казахстанской компании происходит постоянно. Короче в данном способе крайне легко обмануть и не договорить, а всей правды вы никогда не узнаете. Плюс вторая боль — в конце месяца этот журнал нужно вручную перенести в табель и посчитать. На сорока сотрудниках это два дня работы, которые можно было потратить на что-то другое.

Эволюция бумаги — электронные таблицы. Тот же самый журнал, только в Excel или Google Sheets, с автоматическим подсчётом часов и зарплаты по формуле. На пятнадцати-двадцати сотрудниках уже работает заметно лучше бумаги. Главный минус: данные всё равно вносит человек, и точно так же может «округлить». Короче и в данном способе вы никогда не узнаете реальной правды.

Карточки и турникеты — то, что любят показывать в фильмах. Проходная, валидатор, человек прикладывает карту. Учёт получается точнее бумажного, но появляются две новые проблемы. Первая: карты теряются и забываются дома. Вторая, более распространённая: карты передаются друг другу. «Ваня, отметь меня, я опаздываю» стандартная история на любом производстве и офисе с турникетами. Или вот еще смешная «Я завтра набухаюсь, приду к обеду, возьми мою карту и отметься за меня, с меня пречитается». Да мы видели такие истории и слышали такие диалоги, мы давно на рынке и шарим за такие приколы. Плюс инфраструктура, сами турникеты, кабели, обслуживание, питание. В целом денег здесь необходимо вложить, нормально так.

Сканеры отпечатков и распознавание лиц — самый «премиальный» вариант, который часто рассматривают как идеал: ни обмануть, ни передать палец коллеге нельзя. На бумаге звучит безупречно и он в действительности работает шикарно. В реальности оборудование стоит от двухсот до пятисот тысяч тенге за устройство, плюс монтаж, плюс провода, плюс ежегодное обслуживание. На производстве сканер на третий месяц перестаёт читать пальцы, потому-что весь усрался бригадами после работы. Без электричества вся система превращается в красивую коробку. Каждая новая точка это снова закупка и снова монтаж. Для крупных предприятий в целом нормальный выбор, хотя и не дешвый. Для салона красоты с двенадцатью сотрудниками почти всегда перебор.

Самый молодой подход — QR-коды, с облачной выгрузкой. На входе размещается QR, сотрудник сканирует его смартфоном, отметка летит в облако. Защита от обмана собрана из нескольких факторов: GPS-проверка, привязка к аккаунту, иногда динамический QR-код, который регулярно меняется. Не идеально: без интернета не работает, и сотруднику нужен хотя бы простой смартфон. Но не требует оборудования вообще, делается за минуты и спокойно можно установить на несколько точек. По соотношению цены и надёжности для среднего и небольшого бизнеса сейчас, на мой взгляд, лучший вариант.

Что обычно идёт не так

Любой учёт это система, и в любой системе есть слабые места, сейчас мы их рассмотрим.

Чаще всего это человеческий фактор. Любой подход, где данные вносит сам сотрудник или кент администратор, рано или поздно начинает давать неверные данные. Это не вопрос морали, это вопрос соблазна, коллективного духа, где ваш коллега не хочет подставлять вас перед начальством. Поэтому правильные и надежные системы учёта стараются убрать человека из цепочки. Не из недоверия, а чтобы снять с него этот соблазн и исключить возможность неверных цифр.

Второе это техника. Биометрические сканеры красиво работают в шоуруме поставщика и неважно работают в цеху литейного завода, где у людей руки в масле, да и в целом у многих людей очень чатсо плохо считываются пальчики, плюс недорогие биометрические сканеры, совсем делают это плохо. Камеры распознавания лиц требуют света, который в подсобке не всегда есть, либо со старта надо выделять для них стабильное место. Турникеты упираются в провода и разумеется время и цену установки. На каждом производстве найдётся пример того, как «современная» система перестала работать на третий месяц, в целом любая техника подвержена поломкам.

Третье, менее очевидное, перекос в сторону контроля. Когда руководитель ставит систему, в которой люди отмечают каждый поход в туалет, дисциплина не растёт. Растёт сопротивление. Сотрудники начинают изобретать обходы, договариваться, в коллективе появляется ощущение тотальной слежки, и коллектив тут же реагирует. Ну и не забываем всеобщую ненависть к руководству во многих компаниях. Хороший учёт фиксирует приход и уход, а не каждое движение в течение дня.

И последнее — расчёт вручную. Сама регистрация может быть автоматизирована, но если в конце месяца HR всё равно сидит и сводит данные руками, половина смысла системы теряется. Современные сервисы автоматический расчёт уже включают, но если вы выбираете решение, на это точно стоит обратить внимание. Даже большая часть датчиков пальчиков, не выгружают данные в облако, а требуют прилти и сделать это в ручную через USB, либо платить еще дополнительную подписку.

Когда учёт нужен, а когда избыточен

Не каждой компании нужен формальный учёт рабочего времени, и я считаю важным это сказать.

Учёт нужен, если у вас больше пяти-семи сотрудников и вы физически не видите всех каждый день. Вы приходите позднее сотрудников. Если есть сменный график. Если зарплата зависит от отработанных часов или дней. Если у вас выездные сотрудники — монтажники, курьеры, охрана, клининг — которые работают вне офиса. Если уже были конфликты по поводу опозданий и переработок. Если планируете масштабироваться: лучше внедрить систему сейчас, на пятнадцати людях, чем переходить на сотне через боль и нежелание коллектива.

Учёт может оказаться избыточным, если у вас два-три сотрудника, которые сидят с вами в одной комнате и которых вы видите каждый день от самого утра. Если ваша команда работает на результат, а не на часы — например, дизайнеры или разработчики, чья продуктивность совершенно не коррелирует со временем за столом. Если в компании уже сложилась культура самоорганизации, и любая формальная система будет восприниматься как неприязнь к их процессам работы.

Это не значит, что бизнесу с тремя людьми никогда не нужен учёт. Иногда нужен — например, если вы берёте подрядчика на почасовку. Но если у вас постоянная команда в пару сотрудников, которую вы видите глазами, начинать с системы, скорее всего, рано.

Что считается важным в самом учёте

Если коротко: время прихода и ухода, обед и перерывы, опоздания, ранние уходы, переработки, прогулы. Плюс стоит упомянуть — отпуска и больничные, которые вносятся вручную, потому что система сама не догадается, что человек заболел, а не прогулял.

Этого достаточно для большинства задач малого и среднего бизнеса. Всё, что глубже — учёт времени по проектам, продуктивность за компьютером, контроль экранов — отдельные классы продуктов, и они нужны не всем. Если вы только заходите в эту тему, не пытайтесь сразу взять «самое продвинутое». Чаще всего хватает базовых вещей, а сложности на старте отбивают желание что-то внедрять вообще.

Куда движется отрасль

Главный тренд последних лет — уход от железа. Турникеты, биометрические сканеры, проходные с проводами постепенно уступают место облачным сервисам и мобильным приложениям. Не потому что железо плохое, а потому что в мобильном телефоне сегодня лежит почти вся та же функциональность бесплатно или дешевле: камера, GPS, авторизация, интернет. Да и в целом огромный турникет на входе не самая красивый «арт-объект». Тратить триста тысяч тенге на сканер пальцев, когда сотрудник держит в руках вычислительное устройство получше, начинает казаться наверное даже неадекватным решением для экономики и финансов собственной компании.

Из казахстанских решений в этой нише можно упомянуть, например, Челка на платформе Lota.Tools — она вобрала в себя все плюсы выше упомянутые: облако, QR, доступ через браузер без скачивания приложения, без оборудования на точке. Похожих сервисов на рынке уже несколько, и в ближайшие годы их будет больше, не по тому-что тренд, а потому-что это логично и работает. Железная биометрия, скорее всего, останется в нишах, где этого требует специфика безопасности или режима.

Если резюмировать одной мыслью — учёт рабочего времени это не про слежку за людьми и не про штрафы. Это про экономику времени, понимание ресурсов времени, если крато — это то, что происходит в собственной компании, и принимать решения на основе цифр, а не на основе ощущений. Какой инструмент выбрать, вопрос второй. Сначала имеет смысл понять, нужен ли учет времени вам вообще, и если да, насколько глубокий.

Частые вопросы

Чем учёт рабочего времени отличается от табеля?

Табель — это итоговый документ за период (обычно за месяц), в котором отражены отработанные дни и часы каждого сотрудника. Учёт рабочего времени — процесс, в результате которого этот табель формируется. Грубо говоря, учёт это «как мы фиксируем», табель это «что в итоге получилось».

Обязательно ли вести учёт по закону?

В Казахстане Трудовой кодекс обязывает работодателя вести учёт рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. В России и большинстве стран СНГ требование аналогичное. Конкретную форму закон не диктует, поэтому подход бизнес выбирает сам — от бумажного журнала до облачной системы. Любой из этих вариантов формально удовлетворяет законы Республики Казахстан.

Можно ли учитывать рабочее время удалённых сотрудников?

Можно, но логика другая. QR-код по геолокации тут не работает по понятным причинам. Для удалёнки используются либо системы трекинга задач, в которых фиксируется не присутствие, а сделанная работа, либо клиенты учёта времени, которые сотрудник запускает на компьютере и в которых отмечает рабочие интервалы. Здесь больше доверия к человеку: без камеры в комнате полный контроль всё равно невозможен. Ещё стоит отметить выездных сотрудников, которые начинают свой день в дороге или у клиента в офисе, таких можно расчитать, только по старту геолокации и своевременному-фотоотчету.

Что делать, если сотрудник отказывается отмечаться?

Сначала разобраться, почему. Если это вопрос привычки и культуры, обычно проходит за пару недель, при условии что внедрение прошло аккуратно и не выглядит карательным. Если человек принципиально против, это серьёзный сигнал, и стоит понять, что именно его беспокоит: страх «слежки», обида, прошлый негативный опыт или просто человек не хочет показываю свою «гнилую» дисциплину. С этим работают разговором, а не давлением и принимают решение отталкиваясь от его мотивов.

Считается ли обед рабочим временем?

По общему правилу нет: обеденный перерыв не входит в рабочее время и не оплачивается. Но если перерыв короткий и сотрудник в это время не может покинуть рабочее место, его обычно учитывают как рабочий. Здесь зависит от внутренних правил компании и Трудового кодекса конкретной страны.

Сколько в среднем стоит автоматизированная система учёта?

Очень по-разному. Биометрические комплексы — от двухсот тысяч тенге за оборудование одной точки плюс ежемесячное обслуживание. Облачные SaaS-решения по подписке — от нескольких тысяч тенге в месяц за всю компанию, для маленьких команд есть и шикарные бесплатные решения. Бумажный журнал и Excel условно бесплатны, но за счёт ручного труда HR в конце каждого месяца, могут достигать и 3 дней зарплаты, администраторов, HR и бухгалтеров.